Sugar 11 : découvrez la nouvelle release de SugarCRM !

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Le beau temps est arrivé et Sugar 11 aussi ! Conformément à son planning de déploiement la nouvelle version majeure de SugarCRM est disponible et concerne aussi bien les instances hébergées en local que sur l’offre SugarCloud. Les évolutions sont disponibles différemment selon les versions de Sugar, un récapitulatif de répartition se trouve dans la synthèse. Focus sur les nouvelles fonctionnalités par thème :

Côté utilisateurs

Affaires & devis

Remise en pourcentage sur les lignes de revenus

La remise peut être réalisée directement en pourcentage ou en valeur sur les lignes de revenus d’une affaire.

Sous-panel de lignes de revenus personnalisable en création d’affaire

Lors de la création d’une affaire, le sous-panel des lignes de revenus est désormais repris à partir de celui défini dans la mise en page des affaires.

La durée du service éditable à partir des lignes de revenus

Il est maintenant possible d’éditer la durée du service à partir des lignes de revenus.

Nouveaux modules d’achats et de lignes d’achats

Les modules achats et lignes d’achats font leur apparition dans Sugar. Associés aux affaires, ils sont automatiquement renseignés dès lors qu’une affaire est gagnée. Ces modules permettent d’avoir un historique des achats réalisés.

Ils peuvent être également utilisés pour interfacer Sugar avec des applications tierces afin d’apporter de nouvelles données d’achats réalisés en dehors de Sugar (par exemple des ventes Ecommerce) ainsi que des renseignements complémentaires à la force de vente.

Note : Sugar Serve intègre les modules uniquement, les actions automatisées étant générées dans Sugar Sell.

Suite à cette mise en place, le dashlet d’abonnements actifs est désormais basé sur ces modules.

Apparus initialement sur Sugar 10.1, trois nouveaux champs sont ajoutés au modules achats, apportant une vue consolidée sur les performances globales du produit : quantité et montant total acheté ainsi que le nombre de lignes d’achats concernées.

De même, le module des lignes d’achats se voit doter d’un nouveau champ de statut indiquant si la ligne concerne un achat passé, futur ou actuel.

Personnalisation plus fluide de la console de renouvellement

La console de renouvellement est désormais largement personnalisable avec la possibilité de sélectionner les champs à afficher à l'aide d'un glisser/déposer.

Il est également possible de personnaliser les filtres proposés à l’utilisateur.

Génération multiple de devis à partir de lignes de revenus

Il est désormais possible de générer plusieurs devis à partir des lignes de revenus.

Intégration des lignes d’achats aux affaires

Les produits contenus dans le module lignes d’achats peuvent être utilisés pour être soit ajoutés soit à une affaire existante, soit à une nouvelle affaire.

Alignement de la durée des services sur les lignes de revenus à l’affaire

En cas de changement de la durée des services dans l’affaire, les lignes de revenus s’alignent automatiquement.

SugarBPM

Nouveaux modules de périodes de travail

Deux nouveaux modules font leur apparition dans Sugar : périodes de travail & exceptions de période de travail.

Ils ont été intégrés dans SugarBPM pour optimiser les affectations d’enregistrement, par exemple dans le cadre de nouveaux leads.

• Périodes de travail

Ce module permet de définir des périodes de jours et d’horaires, utilisables ensuite dans SugarBPM.

Exemple pour la période lundi-vendredi & 08:00-17:00 :

Utilisateurs assignés à cette période :

• Exceptions de période de travail

Ce module vient compléter celui des définitions de périodes, par exemple en y ajoutant des plages de congés, de séminaires, etc. Couplé aux périodes régulières, il permet ainsi à SugarBPM de réguler les affectations automatiques des utilisateurs en fonction.

Exemple pour l’absence d’une utilisatrice en raison d'une indisponibilité professionnelle temporaire :

• Sous-panels d’affichage

Ces deux modules sont également affichés dans des sous-panels des modules employés et utilisateurs.

Intégration des périodes de travail dans SugarBPM

La prise en compte des disponibilités des utilisateurs (périodes de travail, congés, exceptions) s’effectue dans la définition de l’affectation aléatoire (round Robin) :

Envoi d’e-mail à l’ensemble des équipes de l’enregistrement

Dans la définition d’un processus, il est maintenant possible de sélectionner l’option « Toutes les équipes assignées à l’enregistrement » comme destinataires d’un e-mail.

Optimisation des conditions de déclenchement

Les conditions de déclenchement d’un processus SugarBPM se voient doter de nouvelles possibilités.

En particulier, on peut citer les critères très attendus de déclenchement unique entre la création et la mise à jour, évitant ainsi à devoir faire deux conditions distinctes pour une même action.

Support de plusieurs équipes comme condition

Il est désormais possible de sélectionner plusieurs équipes dans les conditions de déclenchement des workflows SugarBPM.

Ajout de la condition « Ne comprend aucun » pour les champs de type liste multiple

Le critère « ne comprend aucun » a été ajouté comme condition pour les champs de type liste multiple.

Dashboards & Dashlets

Une gestion totalement refondue des dashboards

Plus qu’une évolution, une révolution ! Désormais la gestion des dashboards et de leurs dashlets est totalement réalisée en glisser/déposer et propose des possibilités bien plus nombreuses.

Un menu permettant de gérer l’affichage se trouve en bas à droite des tableaux de bord ainsi que dans les affichages détaillés en vue liste.

Selon les zones, il permet de :

• Epingler le menu en haut ou en bas de la page
• Créer, dupliquer ou supprimer  un tableau de bord
• Ajouter un dashlet

De plus, dans les vues listes et enregistrements, deux options d’ouverture et de fermeture de l’ensemble des dashlets sont présents :

Une fois le dashlet ajouté, il peut être directement déplacé et même redimensionné. Idéal pour personnaliser l'agencement de son tableau de bord !

En outre, le nombre de dashlets n’est plus limité et l’enregistrement des changements est automatique.

Nouveau dashlet d’enregistrement dans les contacts

Le module contacts accueille un nouveau dashlet d’interaction affichant les principales informations du contact.

Nouveau dashlet lié à la base de connaissances

Un nouveau dashlet permettant de naviguer dans la base de connaissances a été ajouté dans Sugar.

Il permet de parcourir les articles et les catégories afin d’y trouver des informations.

Arrivée du focus Drawer dans les listings

Une nouvelle fonctionnalité très utile fait son apparition dans la vue liste : le Focus Drawer.

Au survol du nom d’un enregistrement, une petite icône apparait désormais : il permet d’avoir une vue 360° sur l’enregistrement sans avoir à y rentrer, efficace et pertinent !

S’ouvre alors sur la partie de droite une fenêtre intégrant des dashlets personnalisables.

Disponible sur les très nombreux modules, cette fonctionnalité deviendra vite incontournable.

Interface utilisateur & ergonomie

Prise en compte des URL dans les champs de type mémo

Les URL renseignées dans les champs de type Mémo (par exemple la description) sont désormais automatiquement transformées en liens en consultation

Personnalisation d’affichage des sous-panels

Les sous-panels sont désormais personnalisables de la manière suivante :

• Largeur des colonnes conservée
• Colonnes affichées au choix

Accès à l’édition des résultats d’un rapport dans le panneau latéral

A la manière de nombreux modules, celui des rapports intègre désormais l’édition dans le panneau de prévisualisation lorsque l’on clique sur les résultats d’un graphique pour en voir les détails :

Copie de texte facilitée en vue enregistrement

L’activation de l’édition rapide d’un champ en vue enregistrement se fait dorénavant en réalisant un clic sur la valeur, rendant sa sélection possible et facilitant ainsi la copie du texte.

E-mails

Alerte e-mail sur notification dans les logs de commentaires

Chaque utilisateur peut choisir d’être notifié par e-mail en cas de mention dans un log de commentaires.

Le texte est administrable dans le gestionnaire de modèles d’e-mails

4 nouveaux templates d’e-mail de notification

Longtemps attendus, c’est désormais chose faite ! Il est désormais possible de personnaliser les e-mails de notification ci-dessous, rendant ainsi les communications plus agréables.

• Citation dans un log de commentaire
• Notification d’appel
• Notification de RDV
• Notification d’assignation

Une nouvelle interface de saisie des e-mails

Le moteur de saisie des e-mails a été remplacé par une nouvelle version intégrant de plus grandes fonctionnalités comme l’insertion d’images, de tableaux, de liens…

Une gestion des templates d’e-mails refondue

Le gestionnaire des templates d’e-mails a été refondu et utilise désormais l’interface modernisée de Sugar.

Le module permet également désormais de retrouver des templates via les tags et utilise un nouveau moteur de saisie des modèles d’e-mail.

De plus, le module tickets a été ajouté parmi ceux utilisables, permettant d’insérer de nouvelles variables dans les modèles.

Tickets & Portail

Améliorations du tableau de bord Service Console

Le tableau de bord de suivi des tickets, le Service Console, est amélioré et se voit plus complet et plus facilement utilisable.

Nouveau module Messages

Le nouveau module Messages sauvegarde les retranscriptions des sessions de chat réalisées dans SugarLive.

Il permet ainsi de s’y référer en cas de nouveau besoin dans le cadre du ticket.

Fermeture du ticket par les utilisateurs du portail

Si cette fonction est activée par l’administrateur, le client a alors la possibilité de fermer lui-même le ticket ouvert sur le portail.

Ajout d’un module de chatbot dans le portail

Un module de chatbot est proposé sur le portail pour les instances ayant une liaison au service omnicanal SugarLive de SugarCRM.

Autres fonctionnalités

Plusieurs fichiers joints possibles pour une note

Il est désormais possible d’ajouter plusieurs pièces jointes dans le module Note dès sa création.

Les fichiers ainsi créés peuvent être retrouvés dans les rapports ou SugarBPM (hors édition Professionnal) via le champ système « Est en pièce jointe ».

Un nouveau statut « en cours » pour les appels

Le statut « En cours » a été ajouté dans le module Appels :

Côté administrateurs

Studio

Personnalisation du dashlet de vue d’enregistrement

Le dashlet « Enregistrement » peut désormais être personnalisé dans le Studio pour la grande majorité des modules :

Nouveau type de champ Incrément automatique

Le type de champ « Incrément automatique » fait son apparition dans le Studio. Il permet de créer un champ dont la nouvelle valeur sera automatiquement calculée par l’entier suivant.

Caractère obligatoire conditionnel

Voici une nouveauté du Studio qui comblera nombre d’administrateurs ! Il est désormais possible de conditionner le caractère obligatoire d’un champ.

Affichage conditionnel d’un champ en lecture seule

Longtemps attendue, la fonctionnalité de mise en lecture seule conditionnelle est enfin disponible.
Vous pouvez ainsi choisir de rendre un champ en lecture seule selon la formule de votre choix.

Note : Fonctionnalité proposée si le champ n’est disponible pas en mise à jour globale.

Activation élargie de la fonction mise à jour globale

L’option d’activation de la mise à jour globale est ouverte à un plus grand nombre de types de champs.
En voici la liste à jour :

Checkbox, Date, Datetime, Decimal, Dropdown, Encrypt, Float, Iframe, Integer, Multiselect, Phone, Radio, Relate, Text, URL

Les relations de type un à plusieurs désormais éditables comme champ

Les relations de type un à plusieurs sont désormais disponibles dans la liste des champs du Studio.

Il est ainsi possibile de personnaliser bien plus facilement le libellé du champ mais également d’auditer la relation.

Exemple d’audit du champ :

E-mails

Support du protocole d’identification OAuth2

Le protocole OAuth2 est désormais supporté dans les paramétrages e-mails de l’application.

La connexion doit être configurée dans les connecteurs afin d’être utilisée dans le paramétrage.

Ceci se traduit par l’apparition de deux nouvelles options pré-paramétrées : Google et Exchange Online.

L’ancienne authentification Google se dénommant désormais « Applications Google moins sûres ».

Ce changement est également opéré dans la configuration des e-mails entrants :

Le connecteur Microsoft est maintenant paramétrable dans l’onglet dédié des connecteurs :

Tickets & Portail

Fermeture du ticket par les utilisateurs du portail

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs du portail d’avoir un bouton leur permettant de fermer leur ticket.

Autres fonctionnalités

Un nouveau module d’archivage des données

Conscient que le stockage de données à long terme devient un enjeu important pour les entreprises, tant d’un point de vue de la volumétrie que de leur utilité dans le temps, SugarCRM a ajouté un nouveau module d’archivage.

Le module est accessible depuis les outils d’administration du système :

La définition d’un processus s’effectue en sélectionnant le module souhaité, en y intégrant des critères d’exécution puis en choisissant l’action voulue aux finalités différentes : l’archivage ou la suppression.

Archivage : Les enregistrements sont déplacés dans une table dédiée à l’archivage, ils deviennent dès lors inaccessibles depuis l’interface mais restent stockés dans Sugar en cas de besoin ultérieur. Le poids de la base de données n’est alors pas diminué.

L’accès à ces données s’effectue par l’intermédiaire de la base de données uniquement.

Suppression : Définis comme inutiles, les enregistrements sont alors supprimés de Sugar, libérant de fait de l’espace en base de données.

Il est ensuite possible d’administrer l’ensemble des processus d’archivage via la vue liste

Note : Les process d’archivage sont lancés par la nouvelle tâche planifiée « Run Active Data Archives/Deletions »

Click-to-call amélioré

La fonctionnalité SkypeOut® est renommée Appels sortants et elle offre désormais la possibilité d’utiliser tout logiciel de click-to-call sur les champs de type téléphone.

Configuration Amazon Connect

La configuration de la connexion aux web services Amazon Connect est disponible dans un nouveau panneau d’administration.

Synthèse des nouveautés

Vous avez pu voir que cette release 11 de Sugar intègre de nombreuses nouveautés. Une grande majorité a été décrite tout au long de cet article mais d'autres sont tout aussi pertinentes ! Voici une synthèse exhaustive de l'ensemble des améliorations apportées à Sugar lors de cette mouture ! Et pour en savoir plus, n'hésitez pas à contacter Synolia.

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