Optimiser ses processus métiers avec une plateforme d’intégration de données : l’exemple de Be My Desk avec Make (ex Integromat)

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Parmi les champs d’intervention d’une plateforme d’intégration de données, il en est un particulièrement intéressant : l’automatisation de process métiers. Ce type de solution permet en effet d'exécuter automatiquement divers scénarios et tâches, optimisant ainsi le fonctionnement de toute entreprise. C’est notamment ce que Synolia a fait pour Be My Desk avec monday.com et Make (ex Integromat).

Imaginez : toutes vos solutions connectées entre elles qui interagissent automatiquement. Projetez-vous et voyez combien ce type de fonctionnement peut vous être bénéfique ! Vous en rêvez ? Eh bien, n’attendez plus, car c’est possible dans la réalité grâce à l’intégration de données.

L’intégration de données répond à une problématique : l’optimisation et la gestion des flux de données, de plus en plus nombreux. En cause : le nombre croissant de solutions et de sources de data au sein de chaque entreprise. Face à cette affluence, les équipes doivent s’organiser pour continuer à exploiter efficacement les données et ne pas se laisser submerger par celles-ci. Pour y parvenir, elles peuvent s’appuyer sur une solution d’intégration de données. Cette dernière fluidifie et facilite les échanges de données entre plusieurs outils.

L’automatisation de process métiers

Mais il existe plusieurs types d’intégration : le transfert massif de données entre applications et l'interconnexion d'applications. Cette dernière concrétise la projection évoquée en début d’article : l'exécution automatique de tâches. Elle permet d’automatiser des process et des flux de travail qui impliquent plusieurs solutions. Les bénéfices ? Une meilleure productivité, une grande économie de temps pour l’ensemble des équipes et, par conséquent, plus de disponibilité pour des tâches à haute valeur ajoutée. C’est tout l’écosystème d’une entreprise qui en bénéficie : les collaborateurs, les managers, les dirigeants tout comme les clients et les prospects.

Consciente de l’importance croissante de ces problématiques autour des data et soucieuse de répondre toujours plus précisément aux besoins de ses clients, Synolia a décidé d’agrandir son réseau avec un nouveau partenaire. Un spécialiste de l’intégration de données, et plus particulièrement de l’automatisation de process métiers. Il s’agit de Make (ex Integromat). Son crédo ? L’automatisation du transfert, de l’adaptation et du traitement de data entre plusieurs solutions selon un scénario prédéfini, représentant un process métier.

Comment Make (ex Integromat) fonctionne ?

La grande force de Make (ex Integromat) réside dans sa capacité à interfacer de nombreuses solutions. L’outil propose en effet un grand nombre de connecteurs prêts à l’emploi. Ensuite, l’application est très facile à utiliser du fait de son ergonomie intuitive ! Avant de se lancer dans l’outil, il est indispensable de définir et structurer chaque process. Il est aussi important d’en connaître le déroulement exact ainsi que l’ensemble des tâches qui le compose. Un scénario est déclenché suite à un événement précis. Dès qu’il survient, le scénario se déroule selon ce qui a été défini au départ (choix des outils, appel des données, transformation, transfert, action…).

Lorsque toutes les caractéristiques d’un process sont déterminées, il suffit de les modéliser dans l’application. Le tout sera ensuite exécuté automatiquement. La reproduction de process de Make (ex Integromat) est très aisée à prendre en main. Et surtout, elle concerne tous les domaines de l’entreprise : les ventes, le marketing, le support client, l’avant-vente, l’administration…

Afin de bien cerner comment Make (ex Integromat) applique l’intégration de données, voici l’exemple de Be My Desk.

Cas d’usage : Be My Desk

Be My Desk propose du mobilier de bureau design à prix accessible aux startups, petites entreprises, micro-entreprises et freelances. En se rapprochant de Synolia, l’entreprise souhaitait optimiser et automatiser ses process d’administration des ventes et de gestion des commandes aujourd’hui réalisée avec la solution monday.com. “Nous utilisons monday.com depuis longtemps, j’adhère totalement à la solution et j’en suis un fervent défenseur”, explique Michel Ward, CEO de Be My Desk. Et la solution répond déjà efficacement à un grand nombre des problématiques de Be My Desk. Mais l’objectif de ce projet était d’aller encore plus loin !

Etat des lieux

Initialement, l’entreprise utilise monday.com pour l’ensemble de sa gestion commerciale et fournisseur. Dans le cadre de ce projet, deux boards étaient concernés. Leurs périmètres : la gestion des commandes des clients et des commandes chez les fournisseurs. Un premier board concentre les commandes des clients avec toutes les informations nécessaires. Il est en partie alimenté automatiquement par leur boutique en ligne réalisée avec Prestashop. Ainsi, toutes les données relatives aux commandes des clients sont centralisées un seul endroit.

Dès qu’un client achète sur Be My Desk, les produits sont commandés chez les fournisseurs. Et chaque commande peut intégrer un ou plusieurs fournisseurs dont les délais de livraison diffèrent. Au sein d’un même fournisseur, les produits peuvent également présenter des délais différents. Pour gérer l’ensemble de ces commandes, Be My Desk utilise un second tableau monday.com dédié. Dans ce board, les commandes (une ligne correspondant à une commande) sont regroupées par fournisseur. Un tel tableau permet d’agréger toutes les commandes chez les marchands, de les suivre efficacement et de bien les gérer (relances…). Ce board permet également de définir la date de livraison chez le client et d’informer ce dernier sur l’état de sa commande. “Notre métier est de proposer du mobilier de qualité à prix accessible, mais c’est aussi qu’il soit livré en temps et en heure”, ajoute Michel Ward.

Auparavant, tout était calculé et saisi manuellement par les collaborateurs. Ce qui multipliait le nombre d’erreurs possibles et devenait chronophage pour les équipes. De plus, l’entreprise vit “actuellement une très forte croissance et doit s’adapter pour être le plus efficace possible,” précise Michel Ward. Dans ce contexte, elle a souhaité structurer et améliorer la gestion de ses commandes dans monday.com. Pour y parvenir, le choix s’est porté sur une solution d’intégration de données et, plus précisément, sur Make (ex Integromat).

Ce qui change avec Make (ex Integromat)

Dans un premier temps, l’outil a été paramétré pour alimenter automatiquement le tableau des commandes fournisseurs. Il y intègre tout le détail. Dès qu’une commande est passée via le site e-commerce, une ligne est créée et alimentée automatiquement dans le groupe correspondant au fournisseur. Si ce dernier n’existe pas dans le tableau, Make (ex Integromat) le crée.

D’autre part, des automatisations ont été créées pour le premier tableau qui gère les commandes clients, en plus de celles déjà en place. Désormais, avec Make (ex Integromat), d’autres informations viennent en effet enrichir les données nécessaires au traitement optimal de la commande :  le nom du transporteur sélectionné par le client, la date d’envoi et la date de livraison.

Grâce à Make (ex Integromat), le délai de livraison idéal pour le client est également calculé automatiquement. Il est déterminé selon des délais de livraison des fournisseurs (en se basant sur les délais les plus longs possibles) et des caractéristiques des transporteurs. La solution détermine automatiquement la date de livraison à laquelle le client est certain d’être livré et l’intègre dans les tableaux de bord monday.com.

Cela permet non seulement d’assurer aux clients la livraison des commandes en temps et en heure mais aussi de les informer dans les meilleures conditions. Toujours par le biais de Maket (ex Integromat), des mails automatiques sont envoyés depuis l’application Gmail. Des messages qui les tiennent notamment informés de l’avancée de leur commande lorsque la date est mise à jour par le gestionnaire ADV. Selon l’état d’avancement de la commande, Make (ex Integromat) permet également à Be My Desk de relancer les fournisseurs qui n’ont pas envoyé la commande ou qui sont en retard.

Des bénéfices à tous les niveaux !

Pour Be My Desk, Make (ex Integromat) a apporté plusieurs bénéfices : le gain de temps sur l’alimentation d’un tableau monday.com, l’optimisation dans le suivi des commandes fournisseurs et l’amélioration de la relation avec les clients. “De cette façon, nous avons non seulement fluidifié le suivi de fabrication chez les fournisseurs et optimisé le traitement de nos commandes mais nous avons aussi permis à notre chargé d’administration des ventes d’avoir moins de saisie à faire”, conclut Michel Ward. En somme, un gain de temps immense, une meilleure organisation et une confiance renforcée dans la data. Un atout supplémentaire pour l’expérience client ! Et bonus : “Le partenariat avec Synolia a été un véritable bonheur ! La réactivité et le professionnalisme des équipes ont fait de ce projet un véritable succès !”

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